E-Mail Massenversand

So klappt der Versand an sehr viele E-Mail-Adressen

Michael Wechsler
Michael Wechsler
Listenexperte und Gründer von Listflix

Das Wichtigste in Kürze:

  • Einfach nur eine E-Mail an Bestandskunden oder potenzielle Neukunden zu versenden, reicht nicht. 
  • Es gibt verschiedene Gründe, weshalb eine versendete E-Mail nicht ankommen kann.
  • Fehlerhafte E-Mail-Adressen, volle Postfächer, strenge E-Mail-Provider und Spam-Filter können die erfolgreiche Zustellung Ihrer E-Mail verhindern.
  • Mit den richtigen Strategien können diese Hindernisse überwunden und auch sehr viele E-Mails erfolgreich versendet und zugestellt werden.

1. Einfach nur eine E-Mail zu versenden, reicht nicht

Egal ob Sie an viele Ihrer Bestandskunden oder an potenzielle Neukunden E-Mails per Massenversand verschicken. Es ist leider nicht damit getan, einfach nur eine E-Mail zu schreiben und zu versenden. Auf dem Weg vom Absender bis zum Postfach des Empfängers kann einiges schief gehen, so dass eine aufwendig verfasste E-Mail womöglich niemals gelesen wird.

2. Gründe warum E-Mails nicht ankommen können

Es gibt verschiedene Gründe, weshalb eine versendete E-Mail nicht ankommen kann:

  1. Versand an eine fehlerhafte E-Mail-Adresse
  2. Das E-Mail Postfach des Empfängers ist voll
  3. Die E-Mail wird vom E-Mail-Provider blockiert
  4. Ihre E-Mail landet im Spam-Ordner

Für jede dieser Gründe finden Sie im Folgenden Lösungsansätze.

3. So vermeiden Sie fehlerhafte E-Mail-Adressen

Problem 1: Versand an eine fehlerhafte E-Mail-Adresse

Wenn eine E-Mail-Adresse falsch, beziehungsweise nicht mehr aktuell ist, dann läuft die versendete E-Mail damit ins Leere. Häufig ist sie beim Empfängeranbieter nicht (mehr) bekannt.

Lösung: Versenden Sie nur an korrekte E-Mail-Adressen!

Für Bestandsadressen heißt das: Pflegen Sie Ihren Newsletter Verteiler. Entfernen Sie Adressen, die nicht (mehr) erreichbar sind.

Bei Marketingadressen ist Qualität Trumpf: Verwenden Sie nur aktuelle Adressen und lassen Sie diese zusätzlich validieren.

4. Was tun gegen ein volles Postfach?

Problem 2: Das E-Mail Postfach des Empfängers ist voll

Viele E-Mail-Provider begrenzen die Menge der gespeicherten E-Mails (oder die Gesamtgröße der Anhänge). Dadurch kann es passieren, dass ein E-Mail-Postfach „voll“ ist und keine weitere E-Mail zugestellt werden kann.

Lösung: E-Mail-Verteiler sauber halten

Ein Postfach sauber halten, kann nur der Besitzer dieses Postfachs.

Jedoch gilt auch hier: Entfernen Sie solche E-Mail-Adressen zügig aus Ihrem Verteiler und validieren Sie wenn nötig vor Versand Ihre E-Mail-Liste.

5. Wie vermeidet man die Ablehnung vom E-Mail Provider?

Problem 3: Die E-Mail wird vom E-Mail Provider blockiert

Es kann passieren, dass ein E-Mail Provider (GMAIL, GMX, Outlook oder aber auch ein Webhosting-Anbieter) die versendete E-Mail einfach ablehnt.

Das passiert vor allem bei einer niedrigen „Sender Reputation“. Damit ist der Ruf des E-Mail Versenders gemeint. Ist der Versender zuvor negativ aufgefallen, dann kann sich das in einer schlechteren Sender Reputation niederschlagen.

Gründe für eine negative Sender Reputation:
  • Zu aggressiver E-Mail Versand von zu vielen E-Mails auf einmal.
  • Geschickte E-Mails enthalten stark werbliche Inhalte mit Links und ggf. Dateianhängen.

Lösung: Vermeiden Sie negative Signale beim Versand 

Um die Chancen einer erfolgreichen E-Mail-Zustellung zu erhöhen, gilt es einige formale Kriterien zu beachten:

  • Versand-Menge: An unbekannte E-Mail-Adressen (also Adressen, an die noch nicht verschickt wurde) empfiehlt es sich nur maximal 50 E-Mails pro Stunde zu versenden. An bekannte E-Mail-Adressen (wie bspw. Newsletter-Abonnenten) nicht mehr als 250 pro Stunde.
  • E-Mail Länge: Fassen Sie sich kurz und vermeiden Sie zu lange Nachrichten.
  • Absenderdetails: Geben Sie klar die Kontaktdaten des Senders an – am besten mit Kontaktperson und Kontaktmöglichkeit.
  • Abmelde-Link: Ergänzen Sie einen Abmelde-Link unten in der E-Mail, damit sich nicht interessierte direkt abmelden können und gar nicht erst auf die Idee kommen, die E-Mail als Spam zu markieren.
  • Links: Vermeiden Sie Verlinkungen im Text Ihrer E-Mail.
  • Anhänge: Verzichten Sie auf E-Mail-Anhänge wie PDFs.

Keine Links und Anhänge? Ja, was darf man denn noch machen?

Sowohl Links als auch Anhänge sind ein mögliches Signal für Phishing. Also E-Mails, die darauf abzielen Zugangsdaten zum Online Banking oder anderen Accounts des Empfängers zu erbeuten. Lässt man beides weg, dann vermeidet man den Verdacht auf Phishing von vornherein. Allerdings ist ein Link sicherlich auch nicht unbedingt ein Problem, solange man die restlichen Maßnahmen umsetzt.

Weitere technische Maßnahmen, die die Zustellwahrscheinlichkeit erhöhen können:
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail) Signierung einrichten
  • SPF (Sender Policy Framework) Einträge setzen. Damit autorisiert man Drittanbieter (z.B. Microsoft) im Namen der eigenen Domain (z.B. listflix.de) Emails zu versenden.
  • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) Authentifizierung: Hier wird geprüft ob DKIM bzw. SPF stimmen. Dann wird die Email Adresse in „from“ mit der Email Adresse im DKIM / SPF check verglichen.

6. So entgehen Sie dem Spam-Filter

Problem 4: Ihre E-Mail landet im Spam-Ordner

Gelingt die Zustellung der E-Mail an den E-Mail Account, gilt es noch eine letzte Hürde zu nehmen: Den Spam-Filter. Er filtert je nach eingestellter „strenge“ eingehende E-Mails und sortiert diese nach bestimmten Mustern aus.

Spam ist nicht relevant. Spam nervt. Spam kann sogar schädlich und gefährlich sein.

Wird eine E-Mail als Spam markiert, dann schadet das der Absenderadresse ([email protected]) und darüber hinaus auch der Absender-Domain (absender.de). Wird man als Spam markiert, dann landet man also zukünftig wahrscheinlicher im Spam.

Lösung: Vermeiden Sie als „Spam“ markiert zu werden

Mit relevanten Botschaften vermeiden Sie, als Spam markiert zu werden.

Sorgen Sie für relevante Inhalte in Ihrer E-Mail

Je relevanter, hilfreicher und weniger störend eine E-Mail ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die E-Mail im Postfach des Empfängers landet und vor allem auch gelesen wird.

1. Lösen Sie ein aktuelles Problem des Empfängers: Greifen Sie aktuelle Entwicklungen auf und bieten Sie für typische Probleme innerhalb einer Branche oder Listenauswahl eine einfache Lösung.

Beispiel: Während der Corona-Pandemie bewarben viele Anbieter von Hygieneprodukten wie FFP2-Masken ihre Produkte bei Branchen mit hohen Hygieneanforderungen wie bspw. dem Gesundheitsbereich oder allgemein bei Unternehmen mit vielen Mitarbeitern.

2. Weisen Sie auf ein Problem oder ein Potenzial hin: Sie verkaufen etwas erfolgreich an eine Kundengruppe und Ihre Lösung liegt nicht einfach so auf der Hand? Weisen Sie auf das Problem und Ihre mögliche Lösung hin.

3. Testimonials: Erzählen Sie von Kunden, denen Sie bereits geholfen haben und schicken Sie wenn möglich ein Beispiel mit.

Beispiel: Ein Fotograf mit Spezialisierung auf Bürofotos weist auf sein Angebot hin und schickt als anschauliches Beispiel gleich erfolgreich umgesetzte Fotos von Kundenprojekten mit.

4. Statt verkaufen, lieber informieren: Fordern Sie nicht einfach nur zum Kauf auf, sondern informieren Sie den Empfänger zu einem Thema. Bieten Sie echten, inhaltlichen Mehrwert. Auf die Weise wird Vertrauen erzeugt und Sie erlangen Expertenstatus.

Beispiel: Ein Personaldienstleister verschickt einen monatlichen Branchen-Newsletter an Firmen mit hohem Personalbedarf und informiert im Newsletter über aktuelle Branchentrends. Auch hier wird Expertenstatus generiert und Aufmerksamkeit auf das Angebot der Personaldienstleisters gelenkt.

Clevere Marketing-Botschaften, die interessieren, die weiterhelfen, die ein Problem lösen oder ein Bedürfnis bedienen, werden weniger wahrscheinlich als Spam markiert.

7. Mehr Relevanz, mehr Leser, mehr Umsatz

Geschafft. Ihre E-Mail hat erfolgreich den Posteingang Ihres Empfängers erreicht.Doch nun soll die E-Mail ja auch geöffnet und gelesen werden.

Einige Tipps für mehr Leser statt nur Empfänger:

  1. Nutzen Sie einen kreativen Betreff, um den potenziellen Leser zum Öffnen Ihrer E-Mail zu bewegen.
  2. Versuchen Sie die Probleme Ihrer Leser zu lösen
  3. Greifen Sie Strategien aus Punkt 6 auf. Diese helfen Ihnen dabei, den Leser zu überzeugen.