Technische Grundlagen
Warum kommen Ihre E-Mails nicht an? Technische Grundlagen sind der Schlüssel. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zustellrate nachhaltig verbessern.
Das Wichtigste in Kürze:
- Selbst die beste E-Mail wird mit den falschen Einstellungen im Spam-Ordner landen und nicht gelesen.
- Erfahren Sie welche Tools zum Versand es beispielsweise gibt und wofür diese jeweils bekannt sind.
- Erhalten Sie Informationen, wofür SPF, DKIM und DMARC stehen und wieso das für Sie wichtig ist.
- Lernen Sie die häufigsten Fehler bei der Zustellung kennen und wie man diese lösen kann.
- Erfahren Sie die nächsten Schritte, für Ihre erfolgreiche E-Mail-Kampagne.
Warum E-Mail-Marketing für kleine Unternehmen sinnvoll ist
E-Mail-Marketing bietet eine der effizientesten Möglichkeiten, neue Kunden zu gewinnen. Doch einfach nur eine E-Mail an viele Empfänger zu senden, reicht nicht aus. Damit eine Kampagne erfolgreich ist, müssen technische Aspekte beachtet werden.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen:
- Welche technischen Voraussetzungen für den E-Mail-Versand notwendig sind
- Wie Sie Massenmails professionell versenden und Zustellprobleme vermeiden
- Welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind, um DSGVO-konform zu bleiben
- Wie Sie Ihre E-Mails so gestalten, dass sie nicht im Spam landen
Technische Voraussetzungen für erfolgreiche E-Mail-Kampagnen
E-Mail-Versand-Tools: Welche Software eignet sich?
Um Massenmails effizient zu versenden, benötigen Sie ein geeignetes Tool. Diese Programme helfen dabei, große E-Mail-Listen zu verwalten, Kampagnen zu automatisieren und Ergebnisse zu analysieren:
- Brevo (ehem. Sendinblue) – DSGVO-konform, ideal für kleine Unternehmen
- Mailchimp – Intuitive Oberfläche, bekannt für gutes Reporting
- CleverReach – Europäischer Anbieter mit strengen Datenschutzrichtlinien
- MailerLite – Einsteigerfreundlich, günstige Tarife für kleinere Kampagnen
Kostenlose Tools haben oft Einschränkungen bei der Versandmenge. Wer regelmäßig größere Kampagnen plant, sollte ein kostenpflichtiges Tool mit besseren Zustellraten nutzen.
Eigene E-Mail-Domain & Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)
Viele kostenlose Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Yahoo haben strenge Filter gegen Massenmails. Eine eigene geschäftliche E-Mail-Domain verbessert die Zustellrate und wirkt professioneller.
Technische Einstellungen zur Verbesserung der Zustellbarkeit:
- SPF (Sender Policy Framework): Autorisiert Server für den Versand von E-Mails im Namen Ihrer Domain
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt eine digitale Signatur hinzu, um die Echtheit der E-Mail zu bestätigen
- DMARC (Domain-based Message Authentication): Prüft, ob SPF & DKIM korrekt gesetzt sind
Mit den korrekten Einstellungen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) regelt, wie Daten verarbeitet, gespeichert und verwendet werden dürfen und welche Daten (besonders) schützenswert sind. Bei der Verwendung von nicht selbst (per Double-Opt-In) erhobenen Daten, sollten Sie auf DSGVO-konforme Quellen achten.
Das UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) regelt, was bei der Durchführung von Werbemaßnahmen erlaubt ist und was nicht. Laut UWG sollen keine irreführenden oder unerwünschten E-Mails versendet werden.
Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, trotz der rechtlichen Risiken E-Mail-Marketing ohne Double-Opt-In zu betreiben, dann gehen sie davon aus, dass die potenziellen Gewinne die Risiken aufwiegen könnten.
Hinweis: Die Inhalte auf dieser Seite sind keine Rechtsberatung und ersetzen keine anwaltliche Beratung. Werbetreibende haften selbst für durchgeführte Werbemaßnahmen. Um ungewollte Haftungsrisiken als Werbender mit E-Mail-Marketing zu vermeiden, beachten Sie bitte die genauen rechtlichen Rahmenbedingungen im Zuge des UWG oder greifen Sie auf die fachliche Einschätzung eines Rechtsanwalts zurück.
Häufige Zustellprobleme und wie Sie sie vermeiden
Fehlerhafte oder inaktive E-Mail-Adressen
Problem: E-Mails an ungültige Adressen führen zu hohen Bounceraten und schlechter Reputation.
Lösung:
- Verwenden Sie validierte Unternehmenslisten, um Fehler zu vermeiden
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Liste und entfernen Sie unzustellbare Adressen
Volle Postfächer beim Empfänger
Problem: Viele Mail-Provider haben Speicherlimits – volle Postfächer verhindern Zustellungen.
Lösung:
- Entfernen Sie regelmäßig E-Mail-Adressen, bei denen die Postfächer zu voll sind.
- Nutzen Sie ein E-Mail-Tool mit Bounce-Management, um unzustellbare Adressen automatisch zu entfernen.
Blockierung durch E-Mail-Provider
Problem: Große E-Mail-Provider wie Gmail, GMX oder Outlook filtern Massenmails.
Lösung:
- Versandmenge begrenzen: Maximal 50 neue Kontakte pro Stunde, um als seriöser Absender zu gelten.
- E-Mail-Adresse professionell gestalten: Klare Absenderdetails mit Firmenname und echter Antwortadresse.
Nicht zu werblich formulieren: Zu viele Links und Anhänge können problematisch sein
Spam-Filter umgehen: So bleiben Ihre E-Mails sichtbar
Fehler, die dazu führen, dass E-Mails im Spam-Ordner landen:
- Zu viele großgeschriebene Wörter wie „JETZT KAUFEN“
- Reizwörter wie „kostenlos“, „dringend“, „Gewinn“
- Zu viele Bilder ohne Text
Lösung:
- Klarer, professioneller Betreff: „Individuelle Lösungen für Einzelhändler – Lassen Sie uns sprechen“.
- Maximal 1 Link und keine Anhänge: Links sollten nicht getarnt sein (z. B. keine URL-Kürzer wie bit.ly).
- Spam-Check nutzen: Viele E-Mail-Tools zeigen an, ob eine Nachricht Spam-Kriterien erfüllt.
Schritt-für-Schritt: So setzen Sie Ihre erste E-Mail-Kampagne auf
1. Unternehmensliste importieren & segmentieren
- Listen nach Branche, Region und Firmengröße filtern
- Entscheider identifizieren (z.B. Geschäftsführer)
2. E-Mail-Inhalte erstellen & gestalten
- Betreffzeile optimieren: Kurz, direkt und relevant
- Personalisierung nutzen: „Sehr geehrter Herr Meier“ statt „Sehr geehrte Damen und Herren“
- Klare Call-to-Action: Direkte Aufforderung und einfache Umsetzung der Handlung, die Sie sich vom Kunden wünschen
3. Versandoptionen & Automatisierung einrichten
- A/B-Tests mit verschiedenen Betreffzeilen
- Follow-up-Mails nach 3–5 Tagen einplanen
- Reporting und Analyse (Öffnungsrate, Klickrate, Antworten)
Ich habe die technische Ausstattung, was mache ich jetzt?
Nächster Schritt
Jetzt wissen Sie, welche technischen Grundlagen für eine erfolgreiche E-Mail-Kampagne notwendig sind. Doch wie sollte eine perfekte E-Mail aussehen, damit potenzielle Kunden wirklich reagieren?
Im nächsten Ratgeber erhalten Sie eine bewährte Vorlage für den optimalen E-Mail-Aufbau.
Sie möchten lieber direkt los legen?
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