Technische Grundlagen
Warum kommen Ihre E-Mails nicht an? Technische Grundlagen sind der Schlüssel. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Zustellrate nachhaltig verbessern.
Das Wichtigste in Kürze:
Selbst die beste E-Mail wird mit den falschen Einstellungen im Spam-Ordner landen und nicht gelesen.
Erfahren Sie welche Tools zum Versand es beispielsweise gibt und wofür diese jeweils bekannt sind.
Erhalten Sie Informationen, wofür SPF, DKIM und DMARC stehen und wieso das für Sie wichtig ist.
Lernen Sie die häufigsten Fehler bei der Zustellung kennen und wie man diese lösen kann.
Erfahren Sie mehr zur rechtlichen Lage bei der E-Mail-Akquise und wie es sich in der Praxis verhält.
Warum E-Mail-Marketing für kleine Unternehmen sinnvoll ist
E-Mail-Marketing bietet eine der effizientesten Möglichkeiten, neue Kunden zu gewinnen. Doch einfach nur eine E-Mail an viele Empfänger zu senden, reicht nicht aus. Damit eine Kampagne erfolgreich ist, müssen technische Aspekte beachtet werden.
Dieser Ratgeber zeigt Ihnen:
- Welche technischen Voraussetzungen für den E-Mail-Versand notwendig sind
- Wie Sie Massenmails professionell versenden und Zustellprobleme vermeiden
- Welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind, um DSGVO-konform zu bleiben
- Wie Sie Ihre E-Mails so gestalten, dass sie nicht im Spam landen
Technische Voraussetzungen für erfolgreiche E-Mail-Kampagnen
E-Mail-Versand-Tools: Welche Software eignet sich?
Um Massenmails effizient zu versenden, benötigen Sie ein geeignetes Tool. Diese Programme helfen dabei, große E-Mail-Listen zu verwalten, Kampagnen zu automatisieren und Ergebnisse zu analysieren:
- Brevo (ehem. Sendinblue) – DSGVO-konform, ideal für kleine Unternehmen
- Mailchimp – Intuitive Oberfläche, bekannt für gutes Reporting
- CleverReach – Europäischer Anbieter mit strengen Datenschutzrichtlinien
- MailerLite – Einsteigerfreundlich, günstige Tarife für kleinere Kampagnen
Kostenlose Tools haben oft Einschränkungen bei der Versandmenge. Wer regelmäßig größere Kampagnen plant, sollte ein kostenpflichtiges Tool mit besseren Zustellraten nutzen.
Eigene E-Mail-Domain & Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)
Viele kostenlose Mail-Anbieter wie Gmail, GMX oder Yahoo haben strenge Filter gegen Massenmails. Eine eigene geschäftliche E-Mail-Domain verbessert die Zustellrate und wirkt professioneller.
Technische Einstellungen zur Verbesserung der Zustellbarkeit:
- SPF (Sender Policy Framework): Autorisiert Server für den Versand von E-Mails im Namen Ihrer Domain
- DKIM (DomainKeys Identified Mail): Fügt eine digitale Signatur hinzu, um die Echtheit der E-Mail zu bestätigen
- DMARC (Domain-based Message Authentication): Prüft, ob SPF & DKIM korrekt gesetzt sind
Mit den korrekten Einstellungen steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.
Häufige Zustellprobleme und wie Sie sie vermeiden
Fehlerhafte oder inaktive E-Mail-Adressen
Problem: E-Mails an ungültige Adressen führen zu hohen Bounceraten und schlechter Reputation.
Lösung:
- Verwenden Sie validierte Unternehmenslisten, um Fehler zu vermeiden
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Liste und entfernen Sie unzustellbare Adressen
Volle Postfächer beim Empfänger
Problem: Viele Mail-Provider haben Speicherlimits – volle Postfächer verhindern Zustellungen.
Lösung:
- Entfernen Sie regelmäßig E-Mail-Adressen, bei denen die Postfächer zu voll sind.
- Nutzen Sie ein E-Mail-Tool mit Bounce-Management, um unzustellbare Adressen automatisch zu entfernen.
Blockierung durch E-Mail-Provider
Problem: Große E-Mail-Provider wie Gmail, GMX oder Outlook filtern Massenmails.
Lösung:
- Versandmenge begrenzen: Maximal 50 neue Kontakte pro Stunde, um als seriöser Absender zu gelten.
- E-Mail-Adresse professionell gestalten: Klare Absenderdetails mit Firmenname und echter Antwortadresse.
Nicht zu werblich formulieren: Zu viele Links und Anhänge können problematisch sein
Spam-Filter umgehen: So bleiben Ihre E-Mails sichtbar
Fehler, die dazu führen, dass E-Mails im Spam-Ordner landen:
- Zu viele großgeschriebene Wörter wie „JETZT KAUFEN“
- Reizwörter wie „kostenlos“, „dringend“, „Gewinn“
- Zu viele Bilder ohne Text
Lösung:
- Klarer, professioneller Betreff: „Individuelle Lösungen für Einzelhändler – Lassen Sie uns sprechen“.
- Maximal 1 Link und keine Anhänge: Links sollten nicht getarnt sein (z. B. keine URL-Kürzer wie bit.ly).
- Spam-Check nutzen: Viele E-Mail-Tools zeigen an, ob eine Nachricht Spam-Kriterien erfüllt.
Schritt-für-Schritt: So setzen Sie Ihre erste E-Mail-Kampagne auf
1. Unternehmensliste importieren & segmentieren
- Listen nach Branche, Region und Firmengröße filtern
- Entscheider identifizieren (z.B. Geschäftsführer)
2. E-Mail-Inhalte erstellen & gestalten
- Betreffzeile optimieren: Kurz, direkt und relevant
- Personalisierung nutzen: „Sehr geehrter Herr Meier“ statt „Sehr geehrte Damen und Herren“
- Klare Call-to-Action: Direkte Aufforderung und einfache Umsetzung der Handlung, die Sie sich vom Kunden wünschen
3. Versandoptionen & Automatisierung einrichten
- A/B-Tests mit verschiedenen Betreffzeilen
- Follow-up-Mails nach 3–5 Tagen einplanen
- Reporting und Analyse (Öffnungsrate, Klickrate, Antworten)
Was ist rechtlich erlaubt?
Rechtliche Rahmenbedingungen
Was ist erlaubt?
E-Mail-Werbung ohne vorherige Einwilligung (Opt-in) ist in Deutschland laut § 7 Abs. 2 Satz 2 UWG grundsätzlich nicht erlaubt – unabhängig davon, ob sich die E-Mail an Privatpersonen oder Unternehmen richtet. Jede unverlangte Werbe-E-Mail gilt rechtlich als „unzumutbare Belästigung“ und kann abgemahnt werden. Auch ein einmaliger Erstkontakt ist nicht zulässig.
Wie sieht es in der Praxis aus?
Viele Unternehmen setzen dennoch auf E-Mail-Kampagnen – in dem Bewusstsein, dass sie sich damit rechtlich in einer Grauzone bewegen. Der Grund: Die erwarteten Einnahmen übersteigen für viele das Risiko einer Abmahnung. Übliche Abmahnkosten liegen derzeit bei etwa 200–400 €.
Welche Alternativen gibt es?
Wer rechtlich sicher vorgehen möchte, kann folgende Wege nutzen:
- Postalische Werbesendungen – DSGVO- und UWG-konform, risikoarm
- Telefonische Erstkontakte mit mutmaßlichem Interesse – z. B. bei thematischer Relevanz
- LinkedIn-Beziehungsaufbau – über organisches Netzwerken und Kontaktanfragen
- E-Mail-Kampagnen nach Double-Opt-In – z. B. über Whitepaper, Webinare oder gezielte Downloads
Hinweis aus der Praxis:
Viele Unternehmen entscheiden sich trotz der rechtlichen Hürden bewusst für E-Mail-Kampagnen – und nehmen das Abmahnrisiko in Kauf.
Hier finden Sie weitere rechtliche Rahmenbedingungen zur Kaltakquise.
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