Am Telefonsekretariat vorbeikommen
Lernen Sie, wie Sie mithilfe einfacher Tricks die Zentrale überwinden und direkt zum richtigen Ansprechpartner gelangen.
Das Wichtigste in Kürze:
- Wie Sie den Entscheider identifizieren und sich auf den Kontakt vorbereiten.
- Gatekeeper: Üblicherweise das Sekreteriat oder eine Telefonzentrale.
- Gatekeeper haben die Aufgabe, unerwünschte Anrufe abzuwehren.
- 6 Strategien, um am Gatekeeper vorbeizukommen.
- Manchmal braucht es Geduld und Ausdauer, versuchen Sie es mit anderen Strategien erneut.
- NEU: Ihr kostenloser Gesprächsleitfaden als [PDF Vorlage] zum herunterladen.
- Der Entscheider zweifelt noch? Hier erfahren Sie, wie Sie Zweifel gekonnt überwinden.
Wie gehe ich damit um, wenn ich nicht zum Entscheider durchgestellt werde?
Keine Sorge! Mit cleverer Kommunikation können Sie Ihr Gegenüber davon überzeugen, dass Ihr Anruf wichtig ist und echten Nutzen bringt.
Was ist ein „Gatekeeper“? Welche Aufgabe hat der Gatekeeper?
Ein Gatekeeper ist eine Person, die Zugang zu anderen Personen kontrolliert. Im B2B Vertrieb haben viele Unternehmen Gatekeeper. Üblicherweise ist das oft das Sekretariat, eine Assistenz oder eine Telefonzentrale.
Ihre Aufgabe ist es unerwünschte Anrufe abzuwehren. Das macht es oft schwierig, direkt mit dem Entscheider zu sprechen.
Dem Gatekeeper werden Sie also in der ersten Phase des Verkaufsgesprächs kennenlernen. Erfahren Sie welche Gesprächsphasen es noch gibt und wie Sie diese erfolgreich durchlaufen.
Wer ist der Entscheider?
Den richtigen Ansprechpartner identifizieren
Der Entscheider ist die Person, die in einem Unternehmen die endgültige Autorität hat, über einen Kauf zu entscheiden. Oft ist es der Geschäftsführer, Abteilungsleiter oder eine andere Führungskraft, die über das Budget und die Strategie des Unternehmens entscheidet. Manchmal können es auch mehrere Personen sein, die gemeinsam eine endgültige Entscheidung treffen.
Um gezielt den richtigen Ansprechpartner zu erreichen, ist es wichtig, diesen zunächst klar zu identifizieren. Recherchieren Sie im Vorfeld gründlich, wer in der Zielorganisation für Ihre Angelegenheit zuständig ist. So gehen Sie sicher, dass Sie Ihr Ziel direkt ansteuern können.
Hier können Sie eventuell Informationen zum Entscheider finden:
- Auf der Unternehmenswebsite
- In beruflichen Netzwerken wie LinkedIn
- In der Listflix-Liste
Wie schaffe ich es, den Entscheider zu sprechen?
Strategien, um den Entscheider zu persönlich zu erreichen.
Bereiten Sie sich vor dem Anruf so gut wie möglich vor. Bestenfalls kennen Sie bereits den Namen und die Funktion des Entscheiders. So wirken Sie kompetent und vertrauter, als wenn Sie ihn erst erfragen müssen.
6 Strategien, um direkt zum Entscheider zu kommen:
Höfliche Hartnäckigkeit
Wenn Sie beispielsweise den Empfangsmitarbeiter sprechen, stellen Sie sich höflich vor und fragen Sie nach der Durchwahl des Entscheiders. Wenn Sie abgewiesen werden, bleiben Sie höflich, bedanken Sie sich und versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut. Oft funktioniert es dann doch.
Kreative Umwege
Nutzen Sie alle Kontaktdetails, welche Sie bereits haben. Fragen Sie den Gatekeeper nach alternativen Kontaktmöglichkeiten, wie beispielsweise einer E-Mail-Adresse oder einer Mobilnummer. Manchmal sind diese Kanäle weniger abgeschirmt und bieten eine bessere Chance, mit dem Entscheider in Kontakt zu treten.
Beispiel: „Wenn es möglich ist, würde ich gerne eine E-Mail senden, um mein Anliegen genauer zu erläutern. Könnten Sie mir die E-Mail-Adresse von Person X geben?“
Nutzung von Referenzen
Wenn Sie über gemeinsame Kontakte oder Empfehlungen verfügen, erwähnen Sie diese. Eine Verbindung zu einer vertrauten Person kann dazu führen, dass die Empfangsmitarbeiter Ihnen eher die Durchwahl geben.
Beispiel: „Ich bin einer Bekannter von Herrn Müller, der ebenfalls mit Herrn Maier zusammengearbeitet hat. Könnten Sie mir bitte helfen, mit Herrn Maier in Kontakt zu treten?“
Dringlichkeit betonen
Zeigen Sie, dass Ihr Anliegen wichtig und dringend ist. Wenn Sie den Eindruck vermitteln können, dass Ihr Anruf von hoher Relevanz ist, sind die Empfangsmitarbeiter möglicherweise eher bereit, Ihnen die Durchwahl zu geben.
Beispiel: „Es handelt sich um eine dringende Angelegenheit, die nur Herr X lösen kann. Könnten Sie mir bitte die Durchwahl geben, damit ich mein Anliegen direkt mit ihm besprechen kann?“
Freundliche Bestätigung
Bestätigen Sie, dass Sie den Entscheider persönlich sprechen möchten und kein anderer Mitarbeiter Ihre Anfrage bearbeiten kann.
Beispiel: „Ich würde gerne persönlich mit Herrn Maier sprechen, da ich sicher bin, dass er mir am besten weiterhelfen kann. Könnten Sie mir bitte seine Durchwahl geben?“
Rückruf anfragen
Wenn Sie trotz mehrerer Versuche nicht erfolgreich sind, fragen Sie höflich nach, ob der Entscheider Sie zurückrufen kann und hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten.
Natürlich gibt es auch ethisch umstrittene Wege, um direkt zum richtigen Ansprechpartner zu gelangen. Manche Vertriebler versuchen es durch Angabe einer falschen Identität, manipulative Sprache oder falschen Angaben zum Anrufgrund. Langfristig schädigt dies jedoch das Unternehmen und kann sogar zu rechtlichen Konsequenzen führen.
Geduld und Ausdauer zeigen
Manchmal erfordert es Geduld und Ausdauer, um den richtigen Ansprechpartner zu erreichen. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie beim ersten Versuch nicht erfolgreich sind. Bleiben Sie dran und probieren Sie verschiedene Ansätze aus, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben.
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